A: Pengurusan projek

Pengenalan pengurusan projek
Seiring dengan pembangunan fizikal yang pesat sejak kemerdekaan,pengurusan projek semakin mendapat tempat dalam industri pembinaan Malaysia Pengurusan secara profesional,efisien dan kemas untuk projek pembinaan sama ada bersaiz gergasi mahupun kecil semakin diharapkan oleh klien,masyarakat dan negara.Oleh itu, para penyumbang kepada proses pembinaan perlu sentiasa meningkatkan kebolehan mengurus.

Konsep dan takrif “pengurusan projek”
The Chartered Institut Of Building (CIOB) United Kingdom (1982:12;1992:3), dan Greenwood (1987/88) menakrifkan “pengurusan Projek” seperti berikut:

Suatu proses keseluruhan perancangan,kawalan dan koordinasi sesuatu projek dari awal hingga akhir bertujuan memenuhi kehendak klien dan memastikan projek disiapkan pada masa dan kos yang dibenarkan serta memenuhi piawaian kualiti.

Walker (1984:5) pula menakrifkan “pengurusan Projek” dengan lebih terperinci dengan memasukkan skop dan konsepnya, iaitu:

Perancangan, kawalan dan koordinasi sesuatu projek daripada pengkonsepnya sehingga penyiapannya (termasuk pengkomisenan) bagi pihak sesuatu klien.Ia menekankan penentuan objektif klien berkaitan dengan utiliti, fungsi, mutu, masa dan kos dan mewujudkan hubungan di antara sumber-sumber. Mengintegrasi, menyelia dan mengawal semua pihak yang menyumbang projek serta output-output mereka, dan penilaian dan pemilihan alternatif-alternatif bagi memenuhi kepuasan klien dengan projek yang dihasilkan merupakan aspek utama pengurusan projek pembinaan.

Sidwell (1977) memberi takrif pengurusan projek dengan merumuskan yang ia merupakan:

Perancangan, pengarahan, koordinasian dan maklum balas yang perlu bagi melaksanakan sesuatu projek dengan mematuhi taraf kualiti dan kefungsian yang dikehendaki dan dalam tempoh masa dan struktur kos yang dipersetujui.

Maevis (1977) pula meringkaskan takrif pengurusan pembiunaan seperti berikut:

Pengurusan pembinaan ialah suatu proses mengintegrasikan perancangan, rekabentuk, dan pembinaan bagi memenuhi keperluan asas seseorang pemilih.

Oberlender (1993:7) menakrifkan pengurusan projek sebagai seni dan sains dalam menyelaraskan manusia, peralatan, bahan-bahan, wang, dan jadual untuk menyiapkan sesuatu projek yang dinyatakan pada masanya dan mengikut kos yang diluluskan.

Berdasarkan takrifan-takrifan dan konsep-konsep pengurusan projek di atas juga maka dapat dilihat bahawa aktiviti perancangan, pelaksanaan dan pengawalan kearah memenuhi kehendak klien dengan mengambil kira masa, kos dan kualiti yang telah ditentukan menjadi seperti suatu kitaran pengurusan projek. Perkara ini telah dibincangkan dan dirumuskan oleh Austen dan Neale (1984) yang merumuskannya seperti:
Merancang
- Menentukan objektif
- Pengkajian sumber-sumber
- Membentuk strategi

Mengawal
- Menilai pencapaian dan matlamat
- Melapor
- Menyelesaikan masalah

Melaksanakan
- Mengagihkan sumber-sumber
- Membimbing pelaksanaan

Dikatakan (CIUB 1982:14) bahawa pelantikan seseorang pengurus projek adalah bagi meringankan tanggungjawab klien dalam menyediakan suatu organisasi untuk menguruskan perkara-perkara berkaitan reka bentuk dan pembinaan projek.Penjelmaan seseorang pengurus projek dalam organisasi pengurusan projek sepatutnya bermula pada tahap paling awal fasa projek lagi.Keperluan ini menjadi lebih ketara terutamanya apabila tahap bentuk, deskripsi dan jangka waktu sesuatu projek belum lagi ditetapkan (1992:105). Keadaan ini bertujuan memberi peluang dan keadilan serta kepuasan kepada semua pihak daripada klien, pasukan pembina, para juruperunding, dan termasuklah pengurus projek itu sendiri.

Sebenarnya pihak yang amat memerlukan pengurus projek ialah klien sendiri. Dengan demikian pihak yang melantik pengurus projek ialah klien.Oleh sebab inilah juga pengurus projek akan berdiri pada pihak klien dan berusaha sedaya upaya untuk menjaga kepentingan klien.

Peranan pengurus projek
Peranan pengurus projek adalh amat penting sehinggakan ada yang mengatakan (Nicholas 1990) bahawa tanpanya pengurusan projek yang sebenarnya tidak dapat dilaksanakan.

Pada asasnya pengurus projek memainkan tiga peranan (Lorsh et al. 1978) iaitu peranan interpersonal, pemaklumatan, dan peranan membuat keputusan.Perkhidmatan yang pengurus projek sediakan hendaklah ketahap yang memuaskan klien, menjaga kepentingan klien setiap masa dan juga keperluan penggunaan utilitinya (CIOB 1992). Pengurus projek berperanan menjadikan sesuatu kerja itu dilaksanakan hingga jayanya (Dilworth 1979:456).

Pengurus projek mestilah mestilah mengintegrasikan pelbagai aktiviti dan elemen yang berasingan untuk mencapai masa, kos dan tujuan pelaksanaan. Sebagai seorang yang berada di tengah-tengah kegiatan pengurusan projek, peranan yang paling penting ialah mengintegrasikan kesemua perkara dan peserta demi mencapai objektif, sehingga ada masanya pengurus projek menjadi wakil kepada kedua-dua pihak, iaitu klien dan juga pembina (The Star 16 February 1993)
Dengan hal-hal diatas maka pengurusan projek hendaklah berkebolehan untuk bekerja melalui orang dan menurunkan tugasan tanggungjawap. untuk itu pengurus projek mestilah memahami personiliti, sikap dan ciri-ciri ahli-ahli pasukan projek, dan tahu cara untuk menggunakan bakat mereka.Pengurus mesti tahu cara untuk menyelesaikan conflik, menguruskan tekanan dan memberi kaunseling. Dengan itu secara ringkasnya pengurus projek perlu memimpin pasukan projek bagi memastikan wujud suatu projek berkualiti dalam batasan masa, peruntukkan kewangan dan skop (Oberlander 1993:11).

Pengurus projek juga adalah pusat komunikasi projek, penghujung corong kepada semua laporan, memorandum dan aduan. Tidak ada orang lain yang menerima input daripada pelbagai sumber dan menyalurkan maklumat yang diterimanya, pengurus projek akan menghalusinya,meringkaskannya dan menginterpretasikannya bagi memastikan penyumbang projek dimaklumi dengan betul tentang polisi, objektif, peruntukkan kewangan, jadual , keperluan dan perubahan. oleh itu pengurus projek mestilah pandai mendengar dan berkomunikasi. pengurus projek juga perlulah prihatin terhadap sikap setiap penyumbang tentang polosi , had masa , kos dan seumpamanya.

Oleh sebab pengurus projek terletak di tengah-tengah saluran komunikasi,maka dia juga perlu membuat keputusan yang sering kali sukar untuk dibuat seperti mengagih sumber, menukar skop dan haluan projek, mengimbangi kriteria masa, kos dan pelaksanaan. Ada masanya pengurus projek tidak mempunyai autoriti untuk membuat keputusan besar, namun pengurus projek masih lagi orang yang paling sesuai untuk mempengaruhi keputusan dan tindakan mereka yang ada autoriti tersebut. Kepentingan penegetahuan taknikal dalam industri pembinaan adalah penting bagi pengurus projek pembinaan kerana kesukaran masaalah teknikal dan orientasi penyumbang yang bercorak teknikal. Keadaan ini tidak bererti yang pengurus projek mesti pakar dalam kesemua bidang yang beliau berfungsi. Namun pengurus projek sekurang-kurangnya perlu tahu sedikit sebanyak supaya dapat mempertingkatkan idea-idea yang diberi oleh pakar-pakar sebelum keputusan dibuat. Dalam pada itu, pengurus projek juga mesti mempunyai kebolehan dalam mengurus.

Dalam pengurusan projek, pengurus projek ialah orang yang menanamkan haluan dan komitmen untuk bertindak kepada semua ahli. Peranan pengurus projek adalah untuk memberangsangkan semua penyumbang terutama sekali bagi projek yang memerlukan masa yang panjang dan mempunyai banyak tekanan. Seorang pengurus yang berjaya ialah yang dapat menjalinkan semangat berpasukan, mewujudkan keyakinan, kesungguhan dan menyampaikan kepercayaan kepada projek dan nilai-nilainya kepada semua ahli projek.

Pengurus projek juga bertindak seperti seorang usahawan. Dia mesti dapat menyakinkan pengurus kefungsian untuk menyumbangkan personel yang berkebolehan untuk bertugas dalam projeknya. Dia mesti berusaha bertungkus lumus pada setiap fasa pembinaan agar projeknya berjaya. Risiko dan ketidakpastian ialah suatu hakikat dalam pelaksanaan projek. Boleh dikatakan krisis pengurusan adalah lebih hebat dalam pengurusan projek dibandingkan dengan pengurusan bukan projek.

Selain itu pengurus projek juga merupakan agen pengubah dalam organisasi yang diuruskannya.Kesimpulannya ringkasan peranan pengurus projek dengan merujuk projek pembinaan.

Tugas dan tanggungjawab pengurus projek
Walker (1984:126-133) menggariskan perkara berikut sebagai tugas pengurus projek, yang ada antaranya saling bergantung dan ada juga yang bertindih antar satu dengan lain:

1. Pewujudan objektif dan keutamaan klien dalam sesuatu projek;
2. Mereka bentuk struktur organisasi projek, ini termasuklah membuat penjangkaan tempat-tempat yang dia perlu membuat keputusan;
3. Pengenalpastian tentang cara klien harus berganding bahu dalam projek itu;
4. Memberi nasihat pemilihan dan pelantikan pihak-pihak yang terlibat dengan projek dan menyediakan bidang tugas mereka;
5. Menafsir objektif klien dan menjadikan satu ringkasan kepada pasukan projek;
6. Penyediaan program bagi projek;
7. Mengaktifkan rangka kerja hubungan pihak-pihak yang terlibat;
8. Meujudkan informasi yang sesuai dan struktur perhubungan pihak-pihak yang terlibat;
9. Pengawalan dan pengawasan kajian ketersauran (kemungkinan), reka bentuk dan memastikan bahawa ringkasan kerja adalah memuaskan, termasuk dari segi peruntukkan kewangan dan pelaburan serta perancangan program;
10. Turut menyumbang di dalam membuat keputusan asas yang penting, dan membuat keputusan operasi;
11.Membuat pengesoran dan kawalan pelaksanaan sesuatu strategi untuk pengurusan projek-projek yang telah siap, termasuk pengkomisenan dan penyenggaraannya kelak; dan
12. Penilaian hasil projek dan membandingkan dengan objektif dan laporan interimnya, termasuk memberi nasihat strategi pada masa hadapan.

Projek Management Institut (Dillworth 1979:457) telah meringkaskan enam tugas asas pengurusan projek, iaitu seperti berikut:
1. mengurus bidang projek dengan menafsirkan tujuan dan kerja yang akan dilaksanakan;
2. Mengurus sumber manusia yang terlibat dengan projek;
3. Mengurus perhubungan pihak-pihak terbabit agar termaklum dan mempunyai maklumat mencukupi bagi menjadikan projek itu selaras;
4. Mengurus masa mengikut perancangan dan menepati sesuatu jadual;
5. mengurus kualiti agar hasil kerja memuaskan; dan
6. Mengurus kos projek agar terlaksana pada kos minimum yang praktikal dan dalam peruntukkan kewangan yang ditetapkan jika mungkin.

Menurut Badawy (1993:207; Rita 1990), tanggungjawab pengurus projek dirumuskan seperti berikut:
1. Untuk mengadakan produk atau hasil akhir yang khusus dengan mengambil kira spesifikasi teknikal, kos dan jadual dan dengan menggunakan sumber-sumber organisasi yang ada;
2. Memenuhi objektif keuntungan bagi projek,apabila ia dinyatakan didalam kontrak dengan sesuatu pelanggan;
3. Sentiasa memperingatkan pengurusan atasan pada bila-bila masa jika pada pandangannya terdapat objektif-objektif teknikal, kos atau jadual yang tidak dapat dicapai;
4. Menjadikan atau memaksa keputusan yang perlu diambil bagi memastikan bahawa objektif projek tercapai;
5. Mengesorkan penamatan projek atau penyelesaian alternatif yang lain jika objektif projek tidak dicapai dan obligasi-obligasi kontraktual membenarkan berbuat sedemikian;
6. Berkhidmat sebagai titik utama bagi kontrak bagi projek bersama-sama pelanggan, pengurusan atasan, dan pengurus kefungsian; dan
7. Merundingkan “kontrak-kontrak (perintah-perintah kerja) dengan pelbagai jabatan kefungsian dan mematuhi had-had masa dan kos.


Dari jurus deskripsi tugas, tugas dan tanggungjawab pengurus projek adalah seperti berikut (Austen dan Neale 1993:127-128):
1. Untuk mewujudkan perhubungan antara semua pihak yang terlibat dalam projek itu;
2. Untuk mendapatkan sumber yang perlu untuk melaksanakan kerja sejajar dengan pelan yang telah diluluskan;
3. Untuk membantu menyediakan taklimat klien;
4. Untuk mengatur, mengarah dan menyelia kakitangan bawahan;
5. Untuk membuat segala perhubungan yang perlu dengan pihak berkuasa undang-undang (termasuk pihak berkuasa yang memeriksa dan meluluskan permit);
6. Untuk menyediakan belanjawan bagi projek itu dan mengkajinya semula secara berkala;
7. Untuk memastikan bahawa kawalan kos berjalan bersesuaian dengan kelaziman yang telah mantap;
8. Untuk menyediakan jadual masa dan rancangan sumber bagi projek dan mengkaji semula secar berkala;
9. Untuk mengesorkan ringkasan reka bentuk dan tatacara kontrak yang sesuai;
10. Untuk memastikan bahawa insurans dan jaminan adalah mencukupi dan sah sepanjang masa;
11. Untuk memberi taklimat kepada jawatankuasa penyelaras (jika ada) dan meminta pandangan mereka jika perlu;
12. Untuk mengadakan dan mempengerusikan mesyuarat projek, dan memastikan bahawa minit mesyuarat yang tepat dijaga serta diagihkan kepada pihak yang berkepentingan;
13. Untuk menyelia pembinaan dan tempoh tanggungan kecacatan;
14. Untuk menyediakan laporan berkala kepada klien tentang kemajuan, kos dan mutu kerja; dan
15. Untuk mempercepatkan bayaran kontrak;

Jika dilihat dari jurus tahap atau peringkat pelaksanaan projek pembinaan pula, tugas dan tanggungjawab pengurus projek yang lebih terperinci ada diberikan dalam The Chartered Institut of Building (The Chartered Institut of Building 1982:14-18;Building Technology and Management 1964).